Sorot Lensa

Fungsi, Peranan dan Tujuan Penataan Arsip

            Setiap pekerjaan dan aktivitas perkantoran pemerintah dan swasta memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber informasi yang wajib dimiliki oleh sebuah kantor adalah arsip. Lalu, apa itu pengertian arsip dan kearsipan? Arsip adalah bukti dan rekaman dari aktivitas atau transaksi mulai dari kegiatan pelayanan sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Pengelolaan arsip bisa dilakukan baik secara manual maupun menggunakan komputer agar menjadi suatu informasi yang dapat dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Penataan arsip yang baik dan benar baik akan mempermudah dalam penemuan kembali, sehingga ketika arsip dibutuhkan dalam pengambilan keputusan, arsip tersebut dapat segera ditemukan.

            Pengarsipan merupakan sesuatu kegiatan yang penting selama suatu organisasi masih menjalankan kegiatan opersionalnya, baik kegiatan rutin maupun pengembangan. Arsip mempunyai fungsi dan peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan dan merumuskan sebuah kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi lebih lengkap, cepat dan benar, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang manajemen pengarsipan.

Arsip memiliki banyak fungsi. Beberapa tujuan fungsi antara lain adalah untuk menyimpan informasi penting dalam sebuah format tertentu. Arsip mempunyai peranan sebagai pusat dan sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh sebuah organisasi dalam rangka melaksanakan berbagai kegiatan perencanaan, penganalisisan data, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

            Arsip memiliki beberapa peranan diantaranya adalah sebagai berikut : Sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi., Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik), Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan, Sebagai alat ukur aktivitas suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip, Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. Sedangkan tujuan dari penataan atau pengelolaan arsip antara lain sebagai berikut : Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman,  bisa dengan mudah ditemukan kembali arsip yang dibutuhkan tersebut dengan cepat dan tepat, terhidari dari pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip yang dibutuhkan, menghemat tempat penyimpanan, menjaga kerahasiaan,kelestarian arsip dan Untuk menyelamatkan arsip-arsip penting. 

Arsip sebagai dokumen yang dimiliki oleh setiap organisasi atau kantor pasti akan disimpan dalam suatu tempat secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Alasan perlunya arsip disimpan karena mempunyai suatu nilai kegunaan tertentu

---

---